Qui souhaite faire valoir un document italien à l’étranger ou bien un document qui provient de l’étranger pour l’Italie, ou bien encore un document qui provient d’un consulat étranger sur le territoire italien, doit le légaliser.
Légaliser un document signifie faire valider la signature.
Exemples de documents à légaliser: acte de vente, certificat de mariage, certificat de naissance, certificat de décès, etc.
En Italie la légalisation est généralement de compétence de la Préfecture.
Seuls les documents signés par les notaires, par les fonctionnaires du Greffe et par les huissiers de justice, ne sont pas légalisés par la Préfecture, mais par un autre organe: le Parquet.
Comment faire pour légaliser un document
La personne qui doit légaliser un document a deux possibilités:
- envoyer par la poste à la Préfecture le document à légaliser avec une enveloppe vide, affranchie et avec l’adresse de l’expéditeur (avec laquelle le document sera restitué) ;
- prendre un rendez-vous et aller à la Prefecture, en vous rappelant d’avoir avec vous les permis de séjour de toutes les personnes présentes dans le document à légaliser.
Les actes et les documents délivrés par une représentation diplomatique ou consulaire présente en Italie, qui doivent être valables sur le territoire italien, doivent être accompagnés d’un timbre fiscal de 16 €.
Qui souhaite légaliser pour l'Italie un document fait à l’étranger, doit se rendre chez un représentant diplomatique ou chez un consul italien dans son Pays d'origine.
Les documents faits à l’étranger, qui doivent valoir en Italie, doivent être traduits en italien.
Les signatures des traducteurs assermentées doivent être légalisées par l'autorité consulaire italienne, avec disposition distincte.
Certaines Conventions Internationales rendent la signature des traducteurs de certains actes, ou de tout type de document, non nécessaire. Parmi elles:
- Convention concernant l’abolition de la légalisation d'actes publics étrangers (La Haye, 05/10/1961);
- Convention relative aux extraits plurilingues des actes de naissance, de mariage et de décès (Vienne, 08/09/1976);
- Convention relative au certificat de capacité matrimoniale (Munich, 05/09/1980);
- Convention relative à la suppression de la légalisation d'actes dans les États membres de la Communauté européenne (Bruxelles, 25/05/1987).
Quand il n’est pas nécessaire de légaliser un document
En présence de Conventions Internationales qui le prévoient, il n’y a pas l’obligation de légaliser un document.
Les Conventions en vigueur qui rendent la légalisation non nécessaire, sont :
- Convention pour la délivrance gratuite et pour la dispense de légalisation des actes d’état civil (Luxembourg, 26/09/1957);
- Convention concernant l’abolition de la légalisation d’actes publics étrangers (La Haye, 05/10/1961) ;
- Convention Européenne (Londres, 07/06/1968) ;
- Convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents (Athènes, 15/09/1977) ;
- Convention relative à la suppression de la légalisation d’actes dans les États membres de la Communauté européenne (Bruxelles, 25/05/1987).
Pour contrôler si son propre Pays d’appartenance fait partie d’une de ces Conventions, il est possible de consulter la Banque de Données ITRA, de véritables archives électroniques des Traités et des Conventions Internationales en en vigueur, réalisées par le Ministère des Affaires Étrangères italien.
Apostille : le cachet obligatoire qui remplace la légalisation
Les documents qui sont faits ou qui doivent être valables dans un des Pays de la Convention concernant l'abolition de la légalisation d’actes publics étrangers (La Haye, 05/10/1961), doivent avoir l'apostille.
L'apostille remplace la légalisation.
L'apostille est une note, avec un cachet spécifique, appliqué sur le document original.
Qui provient d’un des États de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, doit se rendre auprès de l'autorité interne compétente, choisie par chaque Pays adhérent, et faire appliquer l'apostille.
Pour vérifier quelle autorité, dans son propre Pays, s'occupe d’appliquer l'apostille, il est possible de visiter le site de la Conférence de La Haye de droit international privé, une organisation intergouvernementale domiciliée à La Haye, instituée en 1893 et qui est devenue le centre de coopération judiciaire et administrative internationale dans le domaine du droit international privé.
Contacter
Directement aux bureaux de la Préfecture :
Standard : 0574 4301
Numéro de bureau : 0574 430245
P.E.C. : protocol.prefpo@pec.interno.it
e-mail: prefettura.prato@interno.it
Pour informations et rendez-vous de légalisation: legalizzazione.pref_prato@interno.it
Pour le moment, l'accueil du public n'a lieu qu'après un rendez-vous convenu par téléphone, aux heures et jours indiqués sur le site, sur la page de la Préfecture de Prato.
